Event korporat punya satu tuntutan yang tidak bisa ditawar: terlihat profesional, dan berjalan tepat waktu. Di Papua, tuntutan itu bertemu dengan realitas logistik — jarak antar-venue, cuaca, dan ketersediaan alat. Checklist di bawah adalah kebiasaan yang kami pakai supaya keduanya bertemu di titik yang aman.
4–8 minggu sebelum: fondasi
- Tujuan & KPI acara — apa yang harus "terjadi" setelah acara? (launching produk, alignment tim, relasi klien).
- Budget & approval — tetapkan pagu, termasuk pos cadangan 10–15%. Lihat cara menyusunnya di budgeting event.
- Tanggal & venue — kunci venue lebih awal; cek akses loading barang & daya listrik.
- Tim & vendor — tunjuk satu PIC internal yang menjadi "corong" ke EO.
2–4 minggu sebelum: produksi
- Rundown detail per menit, termasuk buffer transisi.
- Kebutuhan teknis — sound, LED, lighting, genset. Hitung spesifikasinya di panduan sound & LED.
- Materi & branding — backdrop, signage, slide, ID card — finalisasi desain & cetak.
- Konsumsi — menu, dietary restriction, timing coffee break vs makan berat.
H-7 sampai H-1: konfirmasi
- Reconfirm semua vendor & jam kedatangan.
- Site check listrik, jalur loading, titik genset, jalur evakuasi.
- Briefing crew & pembagian radio/HT + call-sign.
- Plan B cuaca untuk acara outdoor (tenda, penundaan segmen).
Satu orang yang bingung di hari-H bisa merambat ke 10 orang, lalu 100 tamu yang menunggu. Karena itu kami pastikan setiap crew tahu rundown-nya, bukan hanya pimpinan tim.
Hari-H: eksekusi
- Load-in & soundcheck selesai sebelum tamu pertama tiba.
- Command center kecil untuk komando rundown + komunikasi vendor.
- Dokumentasi brief soal momen wajib (sambutan pimpinan, seremonial, candid klien).
- Load-out terjadwal, termasuk serah-terima venue.
Setelah acara
- Debrief internal + dengan klien: apa yang jalan, apa yang bisa lebih baik.
- Dokumentasi diserahkan tepat waktu (sering kali dibutuhkan untuk laporan/PR klien).
Checklist ini bersifat umum; event MICE multi-hari atau protokoler pemerintah punya lapisan tambahan. Kalau Anda ingin kami pegang dari konsep sampai load-out, lihat layanan corporate event kami, atau mulai dari konsultasi gratis.